2025 nem január elsején indult. Legalább a vállalkozói énem számára biztosan nem. Szándékosan egy kicsit túlterveztem, túlvállaltam magam júliusig.

Egy hiba, amit sokszor elkövettem, mire megtanultam a számomra helyes útvonalat az évtervezés során. Bár mióta így csinálom, el sem tudom képzelni, hogy lehet-e másképp is eredményesen tervezni.

2017-2019 között nem terveztem előre. Egyszer sem. Ez meg is látszott az eredményeken, az idegállapotomon és a céges folyamatok összeszedettségén egyaránt. 2020-ban és 2021-ben már elterveztem, hogy mennyi pénzt fogok keresni és hány ügyfele lesz a SocialWings-nek. Ez már egy komolyabb terv volt, mert leírtam egy papírra az éves bevételi álmot azt megszoroztam 0,3-mal és kijött a profit. A lapot még pár hétig rakosgattam az asztalom egyik oldaláról a másikra, firkálgattam rá, aztán amikor már tiszta por volt kidobtam.

Mondanom sem kell, hogy mennyire volt eredményes ez a két év, igaz?

2022-re viszont már tényleges tervet készítettem. Szerepeltek benne bevételi tervek, mérföldkövek, ügyfélszámok, költségek, saját marketing terv, fejlesztések stb. Egészen elégedett voltam, amikor elkészült. Csak egy baj volt: kb. február közepe vagy vége lehetett, amikor véglegesítettem. Vagyis eltelt az évnek kb. a 25%-a. Mire a tervekhez eszközöket is rendeltem és azoknak kidolgoztam a használatát eltelt még 2 hét. Emiatt kutyafuttában, mindennel kapkodva tudtam csak haladni, ami egy ördögi spirált eredményezett: a kapkodás hibás kivitelezést, az sikertelenséget, az csalódást, az idegességet, az dekoncentráltságot, az pedig még több hibát hozott magával. Majd pár hónap után az egész tervet elengedtem és azt mondtam: lesz, ahogy lesz. Majd nő magától, ahogy nőnie kell. Majd kialakulnak a folyamatok maguktól, amiknek ki kell alakulniuk..

Végülis tényleg nőttünk és tényleg alakultak ki folyamatok, de a növekedés nem volt átütő, a folyamatok pedig nem voltak standardizálva és dokumentálva. Inkább a tipikus “ez úgy szoktuk, hogy …” típusú folyamatok voltak. Az a 4-5 ember, aki a csapatban volt tudta, hogy mi hogyan működik. Nagyjából egy közös megegyezés alapján, egy íratlan szabályrendszer szerint működtünk.

Ezzel két baj volt

Az egyik, hogy ha jött egy váratlan helyet, vagy olyan szituáció, ami korábban még nem fordult elő, akkor vagy megakadt a gépezet és megállt egy folyamat, mert annak a problémának az elhárítása nem tartozott senkihez, mert korábban senki nem csinálta és nem volt leírva, hogy ilyenkor mi a teendő.
A másik, hogy amikor jött egy új csapattag, akkor senki nem tudta elmondani neki pontosan, hogy hogyan működik a rendszer, mert habár mindenki tudta, mindneki csak a saját felfogása szerint, a saját nézőpontjából tudta. Ez pedig egy csomó hibát és hamar búcsúzó kollégákat eredményezett.

2023-ban megvilágosodtam

Miért nem gondolkodok még előbbre? Mi lenne, ha a következő évi célokat nem januárban kezdeném el kitalálni, hanem előző év decemberében vagy novemberében? BUMM!

“

Lejátszódott a fejemben a Taxi első részéből az a jelenet, amikor Daniel azt mondja Émiliénnek, hogy az autószerelő műhely, ami megfigyelnek nem zár be, mert a tulaj nem tud aludni. Mire Émilien teljesen kiakad, hogy miért csak akkor szól, amikor már 15 órája ülnek a műhely előtt:

Daniel: úgy látszik még nem alakultak ki a zsaru reflexeim.
Émilien: Magának nem a zsaru reflexei hiányoznak, hanem a józan esze csessze meg!
“

Na hát én is ezt gondoltam. Miért nem jöttem rá erre eddig, amikor annyira nyilvánvaló? Csak egy kis józan ész kellett volna hozzá. Sebaj, jobb később, mint soha.

Tehát azóta minden év november elején elkezdtem forgatni magamban a gondolatot, hogy mit akarok jövőre? Nem ülök le rögtön és írok egy 10 oldalas listát akciótervvel egybekötve minden részletre kiterjedően. Először csak gondolkodok rajta, nyitok egy új jegyzetet és napközben, este, reggel, éjjel, amikor épp eszembe jut valami irány vagy cél azt lejegyzetelem. Ezekből 1-2 hét alatt összeáll egy zanzásított vágy / cél egyveleg. Ekkor már nagyjából 95%-os pontossággal látszik, hogy milyen lesz az adott év bevétele december 31-ig bezárólag. Ez segít abban, hogy a következő évre kitűzzek egy reális, de azért nehezen elérhető bevételi célt.

Mindig ezzel kezdem, mert ebből tudom visszafejteni szinte az összes fejlesztési terület tennivalóit. 2024-re nettó 80.000.000 Ft-os célt határoztam meg, amit kicsit több, mint 20%-kal sikerült túlteljesíteni. 2025-re nettó 140.000.000 ez a cél, vagyis kb. 40%-os növekedés, ami azért nem kevés, de nem is olyan sok, hogy ne lehetne teljesíteni.

Ebből számolom ki azt, hogy ehhez mennyi ügyfelet kell szereznünk év végére. Köszönhetően a 18 lapfülből álló többezer soros kontrolling rendszernek, aminek a felépítéséért összesen kb. 800.000 Ft-ot fizettem, tudom azt, hogy egy ügyfél átlagosan mekkora havidíjat fizet, melyik szolgáltatásból értékesítjük a legtöbbet, melyik üzletágon mekkora a profit, milyen költségosztályoknak mekkora a havi és éves mértéke, mennyi járulékot és adót fizet a cég, pontosan ki tudom számolni azt, hogy hol és mekkora bevételre van szükség ahhoz, hogy ezt a célt elérjük. Ezen kívül pedig látom azt is, hogy ekkora bevétel esetén hogyan alakulnak majd a különböző adók, egyéb költségek, de még a kifizethető osztalék mértékét is látom.

Nem túlzás azt mondanom, hogy ez a kontrolling rendszer volt az egyik legjobb befektetés, amit csináltam a cégben.

Miután megvannak a pontos számok arra vonatkozóan, hogy hány ügyfelet kell szerezni, jöhet a havi bontás részletezése. Ebben már nem csak az ügyfélszerzés mértékét és hogyanját írom le részletesen, hanem egy havi fejlesztési tervet is készítek arra vonatkozónak, hogy melyik hónapban mit kell fejleszteni a céges működésen annak érdekében, hogy …

behozzuk az új ügyfeleket
megtartsuk az ügyfeleket

A második pont ugyanolyan fontos, mint az első. Hiába hozzuk be a havi szükséges ügyfélszámot, ha minden hónapban elmegy valaki, akkor egy szélmalomharccá válik a történet és csak egy helyben toporgunk.

Az idei évre első felére 15 konkrét fejlesztést határoztam meg. Első körben minden hónaphoz csak egyet. Igyekeztem úgy priorizálni őket, hogy az elkészülésük megfelelően támogassák mind az ügyfélszerzést, mind pedig az ügyfélélettartam növekedését. Amikor ez készen volt, akkor pár napra ismét félretettem a listát és csak hagytam, hogy az agyam passzív üzemmódban eméssze a leírtakat. Rövid idő alatt kibővült a lista még 9 teendővel.

Ezután jött a végleges sorrend felállítása, ami bevallom a legnehezebb feladat volt, mert ránézésre mindegyik ugyanolyan fontos, hiszen szinte mindegyik meghatározó jelentőségű a cég működése és hatékonysága szempontjából.

A sorrend felállításakor figyelembe vettem még azt is, hogy esetleg van-e olyan, ahol egyik épül a másikra, illetve hogy melyik mennyire könnyen, nehezen kivitelezhető. Gondolhatnád, hogy ok, akkor kész a lista, megvannak a számok jöhet a bejgli. De nem!

Ha így ért volna a január elseje, akkor az első munkanapon csak vakartam volna a fejem, hogy jó, de most akkor hogyan álljak neki mindezt megvalósítani? Ezt elkerülendő, mindegyik teendőhöz készítettem egy akciótervet, amiben leírtam, hogy …

mire van szükség a megvalósításhoz (kell-e teljesülnie bármilyen előfeltételnek)
kinek kell megvalósítani a fejlesztés (nekem, valamelyik kollégámnak vagy kollégáimnak, esetleg egy külsős szakembernek)
milyen alapok kellene a fejlesztéshez (dokumentáció)
mennyibe fog kerülni a fejlesztés (fontos a cashflow szemponjából)
milyen eredményt várunk a fejlesztéstől

Így összeállt egy szinte tökéletes terv, ami hivatott támogatni a 2025-ös üzleti év végső célját, ami nem csak egy bevételi szám, hanem egy meghatározott profitszázalék is. Ennek köszönhetően már 2024 december közepén beidőzítettem azt a 2-3 emailt, ami január első munkanapján kiment minden illetékesnek az első 2-3 fejlesztés megvalósításának céljával. És láss csodát a januárra kitűzött 4 célt mind sikerült megvalósítatni és a február hónapot már elsején úgy tudtam kezdeni, hogy az adott havi fejlesztésekkel foglalkozzak. Még csak gondolkodnom sem kellett, hogy hogyan álljak neki, minden lépés ott volt előttem a tervben.

Mindeközben pedig január végén nemcsak, hogy beszélgetni tudtam egy Forbes 100-as listán szereplő vállalat tulajdonosával, de megállapodás is született közöttünk a cégcsoport online marketingjét illetően.

Ahogy az elején írtam szándékosan egy kicsit túlterveztem, túlvállaltam, hogy egy kicsit triggereljem magamat annak érdekében, hogy ne gondoljam azt, hogy jól állunk és kicsit lehet pihenni. Remekül működött az elképzelés, ugyanezt várom magamtól februárban is.

Ezen kívül decemberben volt egy projekt manager cserénk, mert Dóri elment babázni és Ádám vette át a helyét. Annak ellenére, hogy decemberben párhuzamosan dolgoztak mindketten és Ádám minden folyamat pontos dokumentációját megkapta, nem volt annyira egyszerű az átállás és ennek a managelése is sok időt, energiát és aktív jelenlétet igényelt a részemről.

Viszont az ezzel kapcsolatos cél, hogy “az ügyfelek csak azt vegyék észre, hogy más az aláírás az emailben” teljesült. Február elején megtörtént a szokásos időközi ügyfél elégedettség mérés, amit helyenként telefonon beszélgetéssel is kiegészítettem, hogy még pontosabb képet kapjak elsősorban Ádám fogadtatását és teljesítményét illetően. A max pont, amit itt kaphatunk az ügyfelektől a 10, a legalacsonyabb pont, pedig amit magunkkal szemben elfogadunk az 8. Ha valaki ez alatt értékel minket valamelyik kategóriában, akkor ott azonnali beavatkozást eszközölök.

Tetszett az írás? Oszd meg a gondolataidat, vagy kérdezz tőlem bátran alább a komment szekcióban 👇🏼

Ahol még kapcsolódhatunk