Destruktív vállalkozói magatartás I. rész - A kapkodás
A legtöbb vállalkozásban az év vége (Q4, a negyedik negyedév) igen sűrű és teendőkkel telített három hónap. Nem elég, hogy nyakunkon az ünnepi időszak, de az évzárást megnehezíti, hogy december 23-a után szinte már senki nem dolgozik, egy csomóan ilyenkor próbálják megvalósítani az év közben hétről hétre halogatott fejlesztéseket, teendőket és mindenki mindenkiből ki akar sajtolni még egy kis ezt meg egy kis azt.
Komolyan, mintha nem lenne holnap. Vagyis ebben az esetben következő év. Ami gyakorlatilag csak egy következő nap az élet folyamában. December 31-e után január 1-je következik. 🤷🏼♂️ Elbagatellizálom, de persze tudom és értem a mögöttes okokat. Ilyenkor úgy érzi a vállalkozó, hogy be kell hozni minden lemaradást, mert ezen múlik minden. Januárra mindennek tökéletesen készen kell állnia az “induláshoz”, hogy csak ölbe tett kézzel lehessen várni az ügyfeleket, vásárlókat és csak számolni kelljen a milliókat. Meg persze ott van az is, hogy a hosszabb pihenés előtt még mindent ki akarunk maxolni, nem maradhatnak félbe feladatok, nem lóghat semmi a levegőben.
Ez viszont sokszor kapkodást szül. A kapkodás hibás kivitelezést, az pedig elégedetlen ügyfeleket és stresszt eredményez. Ez pedig egy olyan spirálba taszít bele, amibe nagyon könnyű szinte észrevétlenül iszonyúan mélyre süllyedni és rettentően nehéz belőle kijönni.
Amikor benne vagy egy ilyenben lehet, hogy észre sem veszed. A végeláthatatlan teendők mellett a jó adag stresszel megfűszerezett napok úgy suhannak el, hogy frankón észre sem veszed. Szó szerint bedarál a gépezet és az a vége, hogy hetek, hónapok vagy rossz esetben akár évek óta napról napra élsz, megszűnt a szociális életed, nem fordítottál figyelmet saját magadra, az egészségedre, a családodra stb stb. Nem kell mondanom, hogy ez mennyire nem jó irány és hol van a vége, igaz?
Nem azért leszünk, lettünk vállalkozók, hogy napi 12-14+ órát dolgozzunk és a belünket is kihajtsuk. Persze vannak olyan időszakok a vállalkozó életében, amikor napi 10-12 órákat dolgozik, mert kell. Vagy, ami még jobb: mert akar. De tudni kell, hogy hol a határ. Ez pedig mindenkinél máshol van. Például egy gyermektelen, egyedülálló 22 éves, újdonsült vállalkozónál egyáltalán nem látom problémának azt, ha óraszámban nézve sok időt fordít arra, hogy az induló vállalkozását minél gyorsabban felépítse. Én is voltam ezen a szinten. Igaz, hogy nem 22 évesen, hanem 28-30, de nekem is voltak évek, amikor napi 10-12 órát dolgoztam.
Szerencsére időben észleltem, hogy mikor kezd mentálisan sok lenni és amikor azt tapasztaltam, hogy már kevésbé boldogít (vagy egyáltalán nem), akkor drasztikusan visszavettem belőle és változtattam a napi ritmusomon. Egyébként erről is azt gondolom, hogy teljesen szubjektív az, hogy kinek hol van a határ és mi fér bele. Mindenki döntse el, hogy hogyan érzi magát mindeközben.
Egy biztos: ha a közvetlen környezetünk visszajelzi, hogy úgy látják nem vagyunk boldogok vagy a barátaink azt mondják, hogy hetek óta nem láttak minket, akkor álljunk meg egy pillanatra és gondolkodjunk el ezen.
Kanyarodjunk vissza a bedaráló gépezethez, a spirálhoz és a blog fő témájához a kapkodáshoz. Ennek két fajtáját különböztetem meg:
Az egyik, amikor azért kapkodsz, mert sietned kell, határidőre kell végezni valamivel és nincs elég kapacitásod, túlvállaltad magad, mások helyett végzed el a munkát. Ezt hívom akut kapkodásnak.
A másik pedig a krónikus kapkodás, amikor hétről hétre vagy akár napról napra más és más folyamatokba kapsz bele. Egyszer az ügyfélszolgálatot fejleszted, aztán a minőségbiztosítás lesz a prioritás, utána meg a feladatkezelés és így tovább.
Az első sem szerencsés dolog, mert sokkal nagyobb a hibázás esélye. Viszont attól függetlenül, hogy ez nem válik rendszeressé vagy nem tart huzamosabb ideig, érdemes levonni a tanulságokat és a vihar elvonultával újragondolni azt, hogy miért alakult ki az adott szituáció és mit kellett volna másképp csinálni, hogy ne történjen meg. Vagy, ha meg is történik, akkor hogyan lehetett volna még hatékonyabban kezelni.
A második viszont, na az minden bajnak a forrása. Ezer felé van a figyelmed, valójában semmire nem tudsz 100%-osan koncentrálni, rengeteg folyamatba kezdesz bele, de egyet sem viszel végig teljesen vagy amelyiket mégis, arról hamar kiderül, hogy hosszú távon nem lesz jó és újra ugyanott vagy, ahol a part szakad. Úgy érzed, hogy minden összedől körülötted, hogy egyre több és több munkád van, de pénzt mégsem csinálsz többet. Nem látod a kiutat, nem érted, hogyan fog ez az egész működni és hogyan lesz valaha is önjáró.
A krónikus kapkodást egy nagyon egyszerű módszerrel el tudod kerülni, melynek a neve: tervezés.
Vállalkozóként a tervezés az egyik legjobb barátom. A SocialWings-nél nagyon sok mindent terveztünk. Kampányokat, meetinget, stratégiát, hetet, folyamatokat stb.
De most maradjunk a vállalkozásnál, mint big picture. A vállalkozást is tervezni kell. És itt el is jutunk ahhoz a ponthoz, amivel ezt az egész bejegyzést kezdtem: itt az év végen, jön a következő. Vállalkozóként mivel üzleti években gondolkodunk, ezért ez tökéletes alkalom egyrészt arra, hogy értékeljük az elmúlt 12 hónapot, másrészt pedig arra, hogy alaposan felkészüljünk a következőre.
Elcsépelten hangozhat és már vagy tízezer bőrt lehúztak erről különböző füzetekkel és workshopokkal, de az évtervezés olyan pozitív hatással lehet az egész vállalkozásra és rád is, hogy nem is gondolnád. De nem mindegy, hogy hogyan és mikor tervezel!
6 évvel ezelőtt januárban terveztem az aktuális évet. Azt hittem jól csinálom, de most már látom mekkora hülyeség volt.
5 évvel ezelőtt elmentem egy évtervező workshopra. Azt hittem jó lesz, de a felénél felálltam és eljöttem, majd az első kukába kidobtam minden kapott anyagot.
4 évvel ezelőtt nem terveztem évet. Nem gondoltam, hogy jó lesz. Nem is lett.
3 évvel ezelőtt december elején terveztem évet papírra, tollal. Azt hittem jó lesz. Félig jó is lett.
Az elmúlt 2 évben és idén novemberben terveztem évet. Megpróbálva objektíven tekinteni a vállalkozásra és a folyamatokra úgy, hogy a nagy célhoz legyen minden hozzá igazítva.
Ez marhára nem egyszerű, de cserébe nagyon izgalmas és önbizalom növelő tevékenység. November elején, ha nekiállsz a következő év megtervezésének, akkor december elejére olyan kényelmesen végzel vele, hogy egy huncut izzadságcsepp sem fog legördülni a homlokodon. És a legjobb, hogy NEM KELL KAPKODNI. Többek között ezért is jó már korábban elkezdeni a tervezést. Ezen kívül hasznos, ha többször elolvasod a leírtakat, érleled magadban az ötleteket, célokat.
Hagyva időt arra, hogy újra és újra feljöjjenek benned a gondolatok sokkal jobban a magadénak fogod érezni őket és annyira szépen tudod őket finomhangolni, hogy SZINTE tökéletesek lesznek. Persze teljesen tökéletes sosem lesz és mindig lesznek kiszámíthatlan tényezők, amik miatt dinamikusan kell alakítani a korábban leírtakat, de legalább lesz előtted egy vízió. Egy terv. Egy szamárvezető, ha úgy tetszik.
A terv abban, hogy ne kelljen kapkodnod, hogy ne össze-vissza cselekedj és fejvesztve rohangálj a “pályán”. Segít abban, ha esetleg irányt tévesztesz vagy elveszíted a fókusz, akkor könnyen visszatalálj a megtervezett úthoz.
Persze a tervezés sem egyszerű folyamat, de egyszerűbb, mint idegileg tönkremenni évközben a stressz miatt.
Én úgy tervezek, hogy először figyelembe veszem a legnagyobb célomat: legkésőbb 5 év múlva tulajdonosként teljesen kiválni a cég működéséből.
Először ehhez állítok fel mindig aktuális financiális célokat. Ha ez megvan, akkor ehhez már nagyon könnyű havi bevételi tervet, ahhoz pedig ügyfélszámot kalkulálni. Ha ez is készen van, akkor jön egy bonyolultabb és sokkal nagyobb rész: megnézem azt, hogy milyen folyamatok és eszközök azok, amik szükségesek ahhoz, hogy ez az ügyfélszám meg tudjon valósulni. Ezeket priorizálom és figyelembe véve a szezonalitást és az iparágunkra jellemző időszakokat olyan sorrendbe állítom őket, hogy ezt megfelelően tudják támogatni.
Fontos, hogy itt nem csak olyan eszközökre és folyamatokra kell gondolni, amik közvetlenül támogatják az ügyfélszerzést. Tehát ez nem egy marketing terv! Ebbe beletartozik a minőségbiztosítás, a csapat jóléte, a szolgáltatások fejlesztés és még egy rakás más dolog is. Ergó a cég teljes működése.
Idén kicsit változtattam a formátumon és excelben csináltam meg a teljes tervet. Minden hónaphoz rendeltem egy “kulcsszót”. Ez a kulcsszó jelöli, hogy az adott hónapban milyen témájú fejlesztéseket fogok végrehajtani. Ezekhez készítettem egy rövid leírást, megvalósítási lépéseket, hozzárendeltem a humán erőforrást és a költségeket, valamit leírtam az elvárt eredményt.
Még nincs készen 100%-osan, de a 70%-a már biztosan fix. A következő 1-2 hétben be fogom fejezni és már december elején megteszem az előkészítő lépéseket a januári fejlesztésekhez.
Ezzel bebiztosítottam, hogy 2025-ben se kelljen kapkodnom és mindent tervszerűen, tudatosan tudjak véghezvinni. Neked hogy néz ki az év vége? Hogyan készülsz a következő üzleti évedre? Ha megosztanád a gondolataidat, vagy kérdeznél tőlem, akkor bátran tedd meg alább a komment szekcióban 👇🏼
Ahol még kapcsolódhatunk
Ha még nem iratkoztál fel, kattints ide és győződj meg róla mit adhatnak neked az írásaim.